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企业如何建立和完善商业秘密管理制度

商业秘密作为知识产权保护的客体之一,在时下各类企业的发展过程中起着越来越重要的作用,特别对于高新科技企业而言,商业秘密是其核心竞争力,企业通常会在保护商业秘密方面投入大量时间和精力。而一旦这些商业秘密泄露,则会对企业造成难以估量的损失。所以企业建立对商业秘密的保护体系是十分重要的。

 

一、企业商业秘密的范围

 

商业秘密的范围很广,任何与社会竞争和经济利益的,都可能构成商业秘密。有人主张,除了当事人愿意以专利形式、作品形式公开以换取知识产权法保护的信息之外,其他任何信息者可以是商业秘密。有国内学者定义:任何可带来竞争优势的具体商业信息都可以构成商业秘密。商业秘密是符合保护商业秘密法律的特定信息,我国《反不正当竞争法》把它表述为技术信息和经营信息。 

 

为了便于人们对并不熟悉的商业秘密的内涵有着更具体的认识,现将国内外立法、判例及著作述及的商业秘密归纳如下:

 

1.产品。

 

企业开发的新产品,在既没有申请专利,又未投放市场之前,是企业的商业秘密;有些产品即便公开面市,但是产品的组成方式也可能是商业秘密。

 

2.配方。

 

工业配方、化学配方、药品配方等是商业秘密常见的形式,包括化妆品配方,其中各种含量的比例也属于商业秘密。

 

3.工艺程序。

 

产品由于投放市场可能完全公开,但生产产品的工艺程序,特别是生产操作的知识和经验,是重要的商业秘密。许多技术诀窍即使这类典型的商业秘密。

 

4.改进的机器设备。

 

在公开的市场上购买的机器设备不是商业秘密,但企业提出特殊设计而订作的设备,或设备购买后企业技术人员对其进行改进之处,也属企业的商业秘密。

 

5.图纸。

 

产品图纸、模具图纸以及设计草图等,都是重要的商业秘密。

 

6.研究开发的文件。

 

记录新技术研制开发活动内容的各类文件,比如会议纪要、实验结果、技术改进通知、检验方法等,都是商业秘密。

 

7.客户情报。

 

客户名单是商业秘密非常重要的组成部分,若被竞争对手知悉,可能危及公司生死存亡。

 

8.其他资料。

 

其他与竞争和效益有关的商业信息如,采购计划、供货渠道、销售计划、会计财务报表、价格方案、分配方案、计算机软件、重要的管理方法等等,这些信息能使企业在竞争中有一定优势,并经企业有意进行保密的信息,都应当是商业秘密。

 

 

二、企业防范商业秘密泄露的保密措施

 

企业应当根据自身情况设定对商业秘密的保密措施。保密措施应当是对商业秘密进行保护的核心环节,只有将保密措施做到位,才能够降低泄密的风险。退一步讲,即使后续因员工或第三方泄密进入诉讼维权阶段,较为完善的保密措施也能够帮助商业秘密的权利人大大提升维权成功的概率,降低泄密的损失。以下笔者将从员工入职、在职、离职的三个时间段来列举企业具体可施行的保密措施。

 

(一)入职时

 

1.视情况订立保密协议和/或竞业限制协议

 

保密协议对应员工的保密义务,即企业要求员工对知悉的商业秘密进行保密;竞业限制协议对应员工的竞业限制义务,即企业要求知悉商业秘密的员工在离职后一定期限内,不得在与企业生产或经营同类产品、从事同类业务的有竞争关系的其他用人单位从事同类业务,或者自己开业生产经营同类产品、从事同类业务。需要说明的是,如果企业要求员工履行竞业限制义务,还需要支付员工一定数额的经济补偿金。针对接触过核心商业秘密的员工,笔者建议企业要求该类员工既履行保密义务又履行竞业限制义务,以防止该类员工在之后的工作中无意间泄露商业秘密,实现对企业商业秘密最大化的保护;针对仅仅接触一般商业秘密的员工,则企业要求其仅履行保密义务即可。

 

为实现企业在保护商业秘密时能够掌握较大的主动权,笔者建议企业在与员工签订书面劳动合同时,就应当根据不同的入职人员(如高级管理人员、技术人员、业务人员、财务人员、法务人员等)订立不同的保密协议或竞业限制协议,明确各人员保密的范围、离职后的竞业期限等关键信息,在相关员工离职时再行判断是否需要该员工履行保密义务和竞业限制义务,如果不需要的,企业可以在员工离职时解除与其在先签订的全部或部分与保密相关的协议。

 

2、未约定保密义务的补救方法

 

当然,部分企业在发展前期可能保密措施并不完善,未与员工约定保密义务,但法律也为此类情况的后续维权提供了一定程度的保障,《商业秘密规定》第10条第2款规定,当事人未在合同中约定保密义务,但根据诚信原则以及合同的性质、目的、缔约过程、交易习惯等,被诉侵权人知道或者应当知道其获取的信息属于权利人的商业秘密的,人民法院应当认定被诉侵权人对其获取的商业秘密承担保密义务。实践案例中也有法院根据诚实信用原则判定相关员工侵害公司商业秘密的,但是企业方需要承担较重较难的举证责任,如果不能成功举证,则企业的权利就无法得到全面的保障,所以笔者还是建议企业与员工尽早订立保密协议,只有在不到万不得已的情况下才适用上述法律规定维护自己的权益。

 

(二)在职时

 

1.设立书面形式的保密义务告知制度

 

很多情况下,部分员工或外包人员在签订与保密相关的协议时可能并没有仔细阅读协议条款,或者他们对违反保密义务的严重后果并没有正确的认识,此时就需要企业通过入职培训、专题讲座、规章制度讲解等书面形式对能够接触、获取商业秘密的员工、外包工作人员提出保密要求,加强其在日常工作中的保密意识。值得提醒的是,企业在对员工进行保密告知时,应当保留可供查询的证据,如日后涉诉,便于企业方证明自己采取了相应的保密措施。

 

2.设立区域分级、信息分级的商业秘密管理制度

 

针对涉密的厂房、车间、实验室等生产经营或研发场所,应严格限制进入人员和进入权限,与一般办公场所进行区分管理。针对不同的商业秘密及其载体,应分别标记、分类或封存等,限制获取人员及获取权限,在技术条件允许的情况下,应对不同人员的访问痕迹留下记录,便于日后的泄密追踪。

 

(三)离职时

 

1.设立员工离职管理制度

 

针对接触企业商业秘密的员工,企业应当要求其登记、返还、清除、销毁接触或者获取的商业秘密及其载体,并视具体情况决定是否要求其继续承担保密义务。

 

2.企业应当履行竞业限制约定的义务

 

针对掌握核心商业秘密的员工,企业一般会要求其履行竞业限制协议约定的义务,即在一定期限内(根据《劳动合同法》第24条第2款规定最长不得超过2年)不到有竞争关系的企业内任职,此时企业需要防范的风险点是必须按约定向履行竞业限制义务的员工支付经济补偿金,否则根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释(一)》第38条规定,即“ 当事人在劳动合同或者保密协议中约定了竞业限制和经济补偿,劳动合同解除或者终止后,因用人单位的原因导致三个月未支付经济补偿,劳动者请求解除竞业限制约定的,人民法院应予支持”,如果企业超过3个月不向员工支付经济补偿金的,员工则有权单方解除竞业限制协议,如果该员工掌握企业的核心商业秘密,则可能会对企业造成巨大的风险。

 

三、企业商业秘密泄露的救济措施

 

企业得知自身商业秘密可能被侵害的时间点往往是发现市场中某个竞争对手的产品与自身产品存在极高相似性的时刻,对企业来说,最理想的状态是阻止竞争对手继续生产、提供、销售使用自身商业秘密的产品或服务,因为相较于诉讼所能获得的赔偿,优先占领并保持市场竞争地位更能给企业带来丰厚的收益。因此,企业在选择救济方式时会从自身需求出发,选择适合的渠道以便获得商业利益。

 

1.刑事救济渠道

 

由于商业秘密侵权行为通常具有隐蔽性,当事人往往难以直接证明离职员工存在泄密行为,而且根据被侵权商业秘密的内容以及对应产品、服务的特殊性,侵权行为取证并不容易,如若能利用刑事手段帮助取得案件关键证据,不仅可以迅速制止对方的违法行为,案件中取得的证据还可以用于刑事附带民事赔偿案件,帮助获得民事案件的胜利。

 

根据2020917日最高人民检察院、公安部发布的《关于修改侵犯商业秘密刑事案件立案追诉标准的决定》,我国对于侵犯商业秘密的刑事立案标准从原有的造成权利人损失数额50万元以上或者侵权违法所得数额50万元以上降低为造成权利人损失数额30万元以上或者侵权违法所得数额30万元以上。损失数额可以根据不同情况以该项商业秘密的合理许可使用费、因被侵权造成销售利润的损失、研发成本等因素综合确定。

 

在商业秘密刑事案件中,报案人通常需要提供初步的犯罪事实有关证据,包括证明涉案信息属于商业秘密以及犯罪嫌疑人违法行为的初步证据材料。例如,第三方出具的商业秘密非公开性鉴定报告、价值评估报告、证明实施了保密措施保护商业秘密免于为公众所知悉、反映存在被控违法行为的分析对比说明等。

 

刑事立案程序一旦启动,会给被控违法的员工和单位带来巨大压力,进而寻求与原单位的和解,进而达成支付一定金额的补偿款作为赔偿,原单位也能通过对方停止竞争的行为在商业上获利。但是刑事立案的前提是企业能够准备充分的材料来证明存在初步的犯罪事实,某些案件中企业由于疏忽或者其他原因,并不能提供符合立案标准的材料。

 

2.民事救济渠道

 

不同于刑事立案的高效,民事救济方法需要当事人提供更多的证据来证明侵权行为的发生,但是在刑事程序无法顺利进行时仍然是当事人主要的救济手段。根据案件事实的不同,民事救济在选择具体案由时可能存在不同情况。例如在有关计算机软件商业秘密的案件中,原告的技术信息可能同时拥有著作权和商业秘密权益,在有关数据产品的侵权案件中,则有可能存在侵害商业秘密或者不正当竞争。在员工跳槽引发的商业秘密案件中,可能存在对方故意大量招募企业团队成员的情形,例如针对竞争企业员工发布双倍工资、三倍工资等诱人的招聘条件,企图在短时间内获得相同的竞争优势,该行为虽然通常不属于刑法可规制的对象,但是可以以不正当竞争为由向法院提起诉讼。

 

与刑事立案标准不同,商业秘密民事侵权案件中并不要求原告证明所受损失或者被告所获利润达到特定金额。在某些情况下,被告或许还没有通过销售侵权产品获得实际收益,但是原告依然有权提出诉讼要求被告停止侵权行为。原告需要证明商业秘密、侵权行为的存在,考虑到商业秘密取证的难度,2019年修订的《反不正当竞争法》中规定了特定情况下的举证责任倒置。如商业秘密权利人提供初步证据合理表明商业秘密被侵犯,且提供以下证据之一的,涉嫌侵权人则应当证明其不存在侵犯商业秘密的行为:(一)有证据表明涉嫌侵权人有渠道或者机会获取商业秘密,且其使用的信息与该商业秘密实质上相同;(二)有证据表明商业秘密已经被涉嫌侵权人披露、使用或者有被披露、使用的风险;(三)有其他证据表明商业秘密被涉嫌侵权人侵犯。

 

随着技术的进步,商业秘密侵权案件的取证难度越来越大,侵权证据往往存放在被告的经营场所内,原告自身难以取得,因此需要借助法院的力量进行证据保全,在涉及第三方时则需要采取法院调查取证的方式。法院在决定是否进行调查取证时一般会考虑紧急性、必要性、采取措施导致的后果等因素,但是在某些案件中由于技术问题,并不能确保法院能够调取到被告正在使用的相关信息。

 

在技术秘密案件中,如能够获得双方所提供的技术信息,则需要通过鉴定的方式来证明双方的技术信息存在实质性相同。在鉴定前需要明确原告所主张的商业秘密范围,如果是涉及计算机软件的案件,原告一般会主张其软件的源代码整体属于商业秘密,但是法院通常会要求原告明确秘密点,由鉴定机构来判断该秘密点与被告使用信息的同一性和秘密性。 



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